7 recursos subutilizados do Microsoft Outlook

Às vezes você fica tão ocupado verificando e escrevendo e-mails que não tem tempo para explorar o resto da sua caixa de entrada. O Microsoft Outlook possui vários recursos que são subutilizados por muitos, mas podem ser bastante úteis para tarefas diárias.

1. Leia em voz alta para ouvir e-mails

A multitarefa é muito mais simples quando você pode trabalhar em outra coisa enquanto ouve os e-mails que precisa ler. É quando o recurso Ler em voz alta é útil.

Selecione um e-mail na sua caixa de entrada ou abra-o em uma nova janela. Clique em “Ler em voz alta”. Você encontrará esse botão na guia Página inicial na visualização da caixa de entrada e na guia Mensagem na visualização do e-mail.

Você verá uma pequena barra de ferramentas com botões para reproduzir, pausar, avançar e retroceder. Você também pode usar o ícone de engrenagem para ajustar a velocidade ou a voz.

Confira o recurso Ler em voz alta no seu dispositivo móvel para ouvir e-mails em qualquer lugar!

2. Visualização da mensagem para ver mais ou menos

Embora o recurso de visualização de mensagens não seja surpreendente, é algo que muitas pessoas não conhecem. Ao visualizar e-mails em sua caixa de entrada, você pode exibir uma, duas ou três linhas na lista de mensagens, para todas as pastas ou apenas uma. Você também pode desativar o recurso completamente.

Vá para a guia Exibir na visualização da caixa de entrada e selecione a seta suspensa Visualização da mensagem. Selecione o número de linhas que deseja ver.

Você será solicitado a aplicar a configuração a todas as caixas de correio ou apenas à pasta atual. Faça sua seleção e você verá a atualização da sua caixa de entrada.

Este é um recurso útil para ver mais de um e-mail sem realmente abri-lo. Você pode perceber que é algo que pode esperar até mais tarde ou que precisa de ação imediata.

3. Menções para chamar a atenção de alguém

Ao enviar um e-mail para um grande grupo de pessoas, você pode usar o recurso Menções para chamar a atenção de uma pessoa específica, assim como no Facebook, Twitter ou Slack . Mencionar uma pessoa no corpo do e-mail destaca seu nome, adiciona-a automaticamente à linha Para e exibe o símbolo @ (At) na lista de e-mail da caixa de entrada.

Comece digitando o símbolo @ seguido do nome ou mesmo das primeiras letras. Você verá sugestões exibidas, basta selecionar o contato correto.

Se outras pessoas mencionarem você em e-mails, você poderá ver todas essas mensagens facilmente. Você pode adicionar a coluna Menção à sua caixa de entrada. Alternativamente, use o botão Filtro na parte superior da sua caixa de entrada para escolher “Correio Mencionado”. Você verá então os e-mails em que alguém mencionou você.

4. Modelos de e-mail para um início rápido na composição

Se você usa modelos no Word ou Excel, então conhece o valor deles. Você pode obter o básico necessário e inserir seus próprios detalhes sem a necessidade de criar um documento ou planilha do zero. Você pode fazer a mesma coisa no Outlook criando seu próprio modelo .

Redija uma nova mensagem como faria normalmente. Selecione Arquivo > Salvar como. Na caixa de diálogo, insira um nome de arquivo e na lista suspensa Salvar como tipo, escolha “Modelo do Outlook”.

Para usar seu modelo, vá para a guia Página inicial e abra o menu suspenso Novos itens. Vá para Mais itens e escolha “Escolher formulário”.

Na lista suspensa Examinar na parte superior da janela pop-up, selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos”. Escolha o modelo na lista e clique em “Abrir”.

Seu modelo aparecerá em uma nova caixa de mensagem para você preencher e enviar.

5. Arraste e solte para ações rápidas

Se quiser usar um e-mail recebido como base para um evento ou tarefa, basta arrastar e soltar.

Arraste o e-mail para o calendário ou ícone de tarefa no painel de navegação esquerdo e solte.

Você verá um novo evento ou tarefa aparecer com o e-mail no corpo. Conclua o convite ou tarefa do evento normalmente.

6. Etapas rápidas para realizar tarefas com um clique

Quick Steps é um recurso fabuloso para realizar várias tarefas em um e-mail ao mesmo tempo. Você pode personalizar um Quick Step predefinido ou criar o seu próprio.

Vá para a guia Página inicial e você verá a coleção Etapas rápidas na mesma seção nomeada da faixa de opções. Para usar uma predefinição, selecione-a na caixa. Você verá então a janela Configuração inicial, onde poderá adicionar os detalhes necessários e clicar em “Salvar” quando terminar.

Para criar o seu próprio, escolha “Criar novo” na caixa Etapas rápidas ou use o menu pop-out Nova etapa rápida para escolher um ponto de partida.

Selecione sua primeira ação e preencha os detalhes. Por outro lado, clique em “Adicionar ação” e faça o mesmo. Escolha “Concluir” para salvar a etapa rápida.

Para usar uma Etapa Rápida predefinida ou personalizada, selecione o e-mail e escolha a Etapa Rápida na faixa de opções da guia Página inicial ou clique com o botão direito e escolha uma opção em “Etapas rápidas” no menu de atalho.

7. Lembretes de anexos ausentes para arquivos esquecidos

Se você usa o Outlook para empresas, é bastante comum enviar um e-mail mencionando um anexo e depois esquecer de anexar o arquivo. Para economizar tempo ao reenviar um e-mail posteriormente com o anexo, aproveite o sistema de aviso integrado do Outlook .

Para ativar o recurso, vá em Arquivo > Opções. Selecione Mail à esquerda e role para baixo até Enviar mensagens à direita.

Marque a caixa Avisar-me quando eu enviar uma mensagem que pode estar faltando um anexo e selecione “OK” para salvar a alteração.

Com este aviso habilitado, quando você redige um e-mail que contém a palavra “Anexo” ou “Anexado” e não existe, o Outlook exibirá uma mensagem pop-up informando que você esqueceu de anexar o arquivo.

Você pode então escolher “Não enviar” para anexar o arquivo ou “Enviar mesmo assim” se não precisar de um anexo.

Aproveite um ou mais desses recursos subutilizados e veja se eles facilitam um pouco as tarefas do Outlook. Se você também estiver fazendo apresentações com o pacote Office, dê uma olhada em nossa lista de recursos subutilizados do PowerPoint .