6 maneiras de obter mais do Microsoft Planner

O Microsoft Planner é muito simples de usar, mas alguns de seus recursos mais úteis não estão na frente e no centro. Se você está apenas criando e movendo tarefas, aqui estão seis maneiras de obter um pouco mais do Planner. Aqui está tudo o que você precisa saber.

Receba notificações sobre tarefas

Se você já conectou o Planner ao Outlook , já receberá notificações sobre as datas de vencimento. Mas se você não fez isso – ou se deseja saber quando os itens foram atribuídos a você – há um recurso de notificação adicional.

Clique na engrenagem Configurações no canto superior direito do Microsoft Planner e selecione a opção “Notificações”.

Isso abrirá o painel de opções de notificação. Escolha uma das preferências de notificação e, a seguir, selecione o botão “Salvar”.

Se você escolher “Alguém me atribui uma tarefa”, isso o alertará por e-mail, Microsoft Teams (se você tiver Teams) e com notificações push móveis (se você tiver instalado o aplicativo móvel , que mostraremos mais tarde neste artigo). Esse recurso é muito útil quando você está trabalhando em equipe, mesmo que seja só você e seu parceiro usando o Planner para resolver as tarefas.

Se você ainda não conectou o Planner ao Outlook , a opção “Uma tarefa atribuída a mim está atrasada, o prazo é hoje ou nos próximos 7 dias” irá alertá-lo por e-mail se você estiver atrasado com suas tarefas. Esse recurso funciona muito bem, mas é persistente em informar que uma tarefa está atrasada. Isso pode ser ótimo se você tiver dificuldade para cumprir prazos e precisar de lembretes, mas também pode ser demais se você se sentir desmotivado.

Somos fãs de sistemas que ajudam você a fazer as coisas, então preferimos a última opção, mas esta escolha é definitivamente uma preferência pessoal.

Adicione um plano aos seus favoritos

Quando você começa a usar o Planner, seus planos aparecem na seção “Planos Recentes” da barra lateral.

Se você tiver apenas um ou dois planos, tudo bem, mas se você tiver vários planos – e especialmente se você estiver em um ambiente corporativo onde as pessoas podem adicioná-lo aos planos inesperadamente – a seção “Planos recentes” pode se tornar complicada rapidamente .

Em vez disso, você pode adicionar planos à seção “Favoritos” da barra lateral. Isso lhe dá controle sobre quais planos você vê, o que torna muito mais fácil encontrar seus planos importantes.

Para mover um plano para a seção Favoritos, clique no ícone de estrela ao lado do nome do plano.

Isso moverá imediatamente seu plano para a seção Favoritos da barra lateral.

Para remover um plano de seus Favoritos, clique no ícone de estrela novamente e o plano irá voltar para a seção Planos Recentes.

Alterar os agrupamentos de tarefas

Por padrão, suas tarefas são agrupadas nos depósitos que você usa: Pendências, Em andamento, Concluído e quaisquer outros depósitos que você criou. No entanto, essa não é a única maneira de agrupar suas tarefas, então o Planner oferece a opção de agrupar tarefas com base em suas propriedades, como Data de vencimento, Responsável, Prioridade e muito mais.

Para alterar seus agrupamentos de tarefas, clique no botão “Group By Bucket” no canto superior direito da interface.

Escolha uma propriedade diferente para agrupar suas tarefas e elas serão reorganizadas automaticamente. Por exemplo, se você escolher “Prioridade”, suas tarefas serão agrupadas em novos grupos de Prioridade.

Para voltar a visualizar suas tarefas nos baldes originais, basta clicar em “Agrupar por” e escolher “Balde”.

Este recurso é muito útil para ver as tarefas em ordem de data ou, se você estiver trabalhando em uma equipe, por responsável, para que possa ver quem está sobrecarregado e quem não tem trabalho suficiente. Se você usar o sistema de etiquetagem colorida para rastrear um projeto, isso pode mostrar a você todas as tarefas para aquele projeto simplesmente escolhendo agrupar por etiquetas.

Filtrar as tarefas por propriedades específicas

O agrupamento é uma forma de organizar suas tarefas, mas você também pode filtrá-las para mostrar apenas as tarefas que deseja ver. Em um plano de equipe, isso é útil para ver apenas as tarefas atribuídas a você ou apenas as tarefas de um rótulo específico.

Para filtrar as tarefas, clique em “Filtrar” no canto superior direito.

Clique em um dos nomes de propriedade para escolher um valor para filtrar. Vamos filtrar pelo valor “Urgente” na propriedade Prioridade.

O plano agora mostrará apenas aquelas tarefas que têm uma prioridade de “Urgente”.

Você pode aplicar quantos filtros desejar ao mesmo tempo, para que possa filtrar por tarefas urgentes com um rótulo amarelo atribuído a Jane e com vencimento na próxima semana, por exemplo.

Se as propriedades não forem específicas o suficiente, você também pode filtrar por palavras-chave nas tarefas.

Isso mostrará qualquer tarefa que tenha a palavra-chave em qualquer lugar do título. Para limpar o filtro, clique em “Filtro” novamente e selecione o botão “Limpar”.

Quanto mais tarefas em seu planejador, mais útil se torna a filtragem.

Gere estatísticas sobre o seu plano

Se você é um gerente que precisa relatar o trabalho de sua equipe, sabe a importância das estatísticas. O Planner fornece alguns gráficos básicos para ajudá-lo a entender o estado atual do seu plano de uma forma que facilite o relatório.

Para acessar os gráficos do planejador, clique em Gráficos na parte superior do plano.

Isso dá a você algumas representações visuais do plano como está atualmente.

Também fornece uma divisão das tarefas com base na Prioridade e no Responsável mais adiante na página. Esses gráficos são úteis até certo ponto, mas não são particularmente detalhados ou personalizáveis. Para isso, você precisa exportar seu plano para o Excel, onde você mesmo pode fazer os gráficos, ou conectar a planilha em uma ferramenta como o Power BI para extrair as estatísticas para você.

Para exportar o plano, clique nos três pontos na parte superior do plano e selecione “Exportar plano para Excel”.

Isso criará uma planilha contendo um instantâneo dos dados sobre o plano e as tarefas, que você pode usar para criar representações visuais de seu plano usando qualquer ferramenta que desejar.

Instale o aplicativo Planner Mobile

Se você quiser verificar seus planos em trânsito, precisará do aplicativo Planner para dispositivos móveis . A Microsoft tornou muito fácil obtê-lo sem ter que ir à loja de aplicativos; basta clicar no link “Obter o aplicativo Planner” na parte inferior da barra lateral.

Isso abrirá um painel onde você pode inserir seu número de telefone. A Microsoft enviará um link de download para a loja de aplicativos adequada. Se você não quiser usar seu número de telefone – ou for um tablet que não tem um número de telefone – você pode fornecer um endereço de e-mail.

Instale o aplicativo normalmente e agora você poderá ficar de olho no seu trabalho sem ter que carregar um laptop com você.