Você não precisa ser um escritor especialista para escrever um e-mail. No entanto, há muitas coisas a considerar ao escrever e-mails, especialmente para comunicações empresariais . Aqui estão várias regras de etiqueta de e-mail que você deve ter em mente em suas mensagens profissionais.
Índice
Pode parecer simples preencher os campos do seu e-mail, mas essas dicas podem poupar algum constrangimento e ao mesmo tempo ajudar seus destinatários.
Se você já enviou um e-mail para a pessoa errada porque confiou nas sugestões “inteligentes” do seu aplicativo de e-mail, sabe como isso pode ser embaraçoso.
Leva apenas um minuto para verificar o nome e o endereço de e-mail do destinatário. Se você tiver um aplicativo que converte o endereço de e-mail no nome do destinatário para fins de exibição, basta clicar na seta ou passar o cursor sobre o nome para uma revisão rápida.
A linha de assunto que você inclui em seu e-mail deve ser sucinta e significativa. Isso permite que o destinatário veja exatamente do que se trata o e-mail rapidamente. Eles podem até ler seus e-mails em ordem de importância do conteúdo, que é onde entra o assunto.
Tente manter a linha de assunto curta, mas significativa. Faça um resumo conciso do que sua mensagem inclui.
Nem todos os destinatários da sua mensagem podem pertencer à linha Para. Você pode usar o campo CC para copiar outras pessoas que precisam do e-mail como referência ou o campo CCO para copiá-los, mas manter seus endereços de e-mail privados.
Reserve o campo Para para aqueles para quem você está direcionando a mensagem e quaisquer ações que você exigir deles. Para outras pessoas que simplesmente precisam estar cientes da mensagem, esteja você ocultando seus endereços de e-mail ou não, use as linhas CC e CCO .
Obviamente, o corpo do e-mail é onde você inclui sua mensagem. Mas há algumas dicas a serem lembradas que podem fazer ou quebrar essa mensagem.
Especialmente crucial ao redigir um e-mail comercial é adicionar uma saudação. Comece sua mensagem apropriadamente com “Caro”, “Olá” ou algo semelhante, seguido do nome do destinatário.
Não há nada que diga “Estou com muita pressa para me preocupar” do que um e-mail sem saudação.
Embora seja tentador mudar a fonte da mensagem para algo diferente ou único, nem sempre é a melhor opção para a pessoa que realmente lê o e-mail.
Use uma fonte padrão que seja fácil de ler, como Arial ou Times New Roman. Essas fontes clássicas não são apenas padrão para a maioria dos clientes de e-mail, mas também são mais simples de ler do que um script e mais profissionais do que uma opção excessivamente casual .
Semelhante a eliminar uma saudação, não assinar seu e-mail pode parecer pouco profissional. E com esse fechamento, você deve incluir os detalhes básicos de que seu destinatário precisa.
As assinaturas de e-mail variam, mas podem incluir seu nome completo, empresa, cargo, número de telefone, site e links para mídias sociais. Quer você tenha todos esses detalhes em sua assinatura ou simplesmente seu nome, certifique-se de adicioná-los ao final de sua mensagem.
Junto com os princípios básicos de preenchimento dos campos do e-mail e redação do corpo da mensagem, considere suas palavras. Você quer usar letras maiúsculas para enfatizar um ponto? Você deve incluir um pouco de humor sarcástico? Vamos dar um mergulho mais profundo.
Pode ser tentador usar letras maiúsculas , negrito ou sublinhado para enfatizar suas palavras. Mas muitos destes elementos numa mensagem anulam o propósito e podem transmitir uma mensagem agressiva.
Tente evitar todas as letras maiúsculas. Você não quer que o destinatário sinta que está gritando com ele. E use formatação de fonte como negrito, itálico e sublinhado com moderação e somente quando necessário.
Embora a maioria das pessoas goste de um pouco de humor de vez em quando, ele nem sempre cabe em um e-mail. A razão é que o destinatário não consegue ver sua linguagem corporal ou ouvir sua risada. Nas comunicações escritas, o humor pode parecer impróprio ou até ofensivo às vezes, mesmo quando você não tem essa intenção.
Além de eliminar o humor, tente não usar emojis demais em seu e-mail . Embora um smiley ou um sinal de positivo possam ser benéficos em um bate-papo ou mensagem de texto, eles podem transmitir um tom pouco profissional em e-mails comerciais.
Todos nós já fizemos isso pelo menos uma vez. Dizemos ao destinatário que estamos enviando um arquivo e esquecemos de anexá-lo. Reserve um momento antes de clicar em Enviar para ter certeza de que incluiu todos os anexos necessários.
Além disso, alguns serviços de e-mail, como Gmail e Microsoft Outlook, oferecem recursos para lembrá-lo de anexos esquecidos . Aproveite essas ferramentas úteis para não precisar enviar ao seu e-mail outra mensagem contendo o arquivo e um pedido de desculpas.
Algumas regras de etiqueta de e-mail não são imutáveis, mas podem simplesmente ser corteses, atenciosas e prestativas.
Com cada vez mais e-mails sendo visualizados em dispositivos móveis, leve isso em consideração ao redigir o seu. Elimine palavras desnecessárias e vá direto ao ponto. Não há nada pior do que abrir um e-mail cheio de texto no seu celular que requer rolagem contínua.
Se você usar o prático recurso de agendamento de e-mail que muitos clientes de e-mail oferecem, considere ao agendar essa entrega. Enviar um e-mail logo no final do dia de trabalho ou mesmo à meia-noite simplesmente não é legal.
Tente agendar os e-mails para um dia útil e horário comercial, a menos que você tenha um motivo convincente para não fazê-lo.
Uma dica final para ser cortês é em relação aos links que você inclui em seus e-mails. Semelhante a redigir mensagens mais curtas para visualizadores móveis, você pode fazer o mesmo ao incluir links. Considere usar um encurtador de URL como o Bitly ou criar um link para texto.
Em vez de um link que ocupa muito espaço em sua mensagem, você pode reduzir seu tamanho e ainda assim enviar o link ao destinatário.
Esperamos que algumas dessas regras de etiqueta de e-mail sejam aquelas que você planeja usar em suas próprias mensagens comerciais no futuro. E se você enviar uma mensagem que gostaria de retirar, veja como recuperar um e-mail no Outlook ou como cancelar o envio de uma mensagem no Gmail .
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